Obligaciones de: AMPA

Documentos que debe tener al día

• Estatutos y acta fundacional, inscritos en el Registro de Asociaciones

  Son el «DNI» de la asociación: fines, órganos, derechos y deberes de los socios. Deben estar inscritos y actualizados con las modificaciones aprobadas.

  Cuándo

  Al constituirse y cada vez que se modifiquen (el registro fija el plazo, normalmente un mes).

  Quién lo lleva

  Presidencia y Secretaría

  Si no se hace

  Sin la modificación inscrita, frente a terceros sigue valiendo lo registrado. La junta directiva responde ante la asociación, los socios y terceros de los daños y deudas causados por actos dolosos, culposos o negligentes (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002).

• Libro de registro de socios

  Una relación actualizada de los asociados, con altas y bajas. Los socios tienen derecho a consultarla a través de los órganos de representación (arts. 14 y 14.2 de la Ley Orgánica 1/2002).

  Cuándo

  Siempre al día: cada alta y cada baja.

  Quién lo lleva

  Secretaría

  Si no se hace

  La junta directiva responde ante la asociación, los socios y terceros de los daños y deudas causados por actos dolosos, culposos o negligentes (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002). Sin él no se puede acreditar quién vota en la asamblea.

• Libro de actas

  Recoge las reuniones de la asamblea general y de la junta directiva: asistentes, acuerdos y votaciones.

  Cuándo

  Tras cada reunión, firmada por Secretaría con el visto bueno de Presidencia.

  Quién lo lleva

  Secretaría

  Si no se hace

  Los acuerdos sin acta son difíciles de probar (cambios de junta, cuentas, cuotas) y pueden ser impugnados. La junta directiva responde ante la asociación, los socios y terceros de los daños y deudas causados por actos dolosos, culposos o negligentes (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002).

• Contabilidad e inventario de bienes

  Una contabilidad que refleje la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera, y de las actividades realizadas, más un inventario de los bienes. Las entidades sin ánimo de lucro tienen sus propias normas de adaptación del Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1491/2011), con un modelo simplificado para las pequeñas.

  Cuándo

  Durante todo el ejercicio. Los justificantes se guardan al menos cuatro años (seis si hay actividad económica, según el Código de Comercio).

  Quién lo lleva

  Tesorería

  Si no se hace

  La junta directiva responde ante la asociación, los socios y terceros de los daños y deudas causados por actos dolosos, culposos o negligentes (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002). Además, sin libros ordenados no se pueden justificar subvenciones ni responder a una inspección.

• Cuentas anuales y presupuesto aprobados por la asamblea

  Balance, cuenta de resultados y memoria económica del año, y el presupuesto del siguiente, aprobados por la asamblea general ordinaria.

  Cuándo

  Una vez al año, en el plazo que marquen los estatutos (suele ser el primer semestre).

  Quién lo lleva

  Tesorería los prepara, la junta los presenta y la asamblea los aprueba

  Si no se hace

  Los socios pueden impugnar la gestión y exigir responsabilidades a la junta. La junta directiva responde ante la asociación, los socios y terceros de los daños y deudas causados por actos dolosos, culposos o negligentes (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002).

• Renovación de cargos y cambios de domicilio en el Registro

  Cuando cambia la junta o el domicilio hay que comunicarlo al Registro de Asociaciones. Hasta entonces, el registro sigue mostrando como representantes a los cargos anteriores.

  Cuándo

  Tras cada elección o cambio, en el plazo que fije el registro (normalmente un mes).

  Quién lo lleva

  Secretaría, con el visto bueno de Presidencia

  Si no se hace

  Los nuevos cargos no pueden certificar ni firmar ante bancos o administraciones, y el registro puede reclamar la regularización.

• Protección de datos de los socios

  Información clara a los socios sobre qué datos se guardan y para qué, registro de las actividades de tratamiento, medidas de seguridad (acceso restringido, cifrado) y atención de los derechos de acceso, rectificación y supresión (RGPD y Ley Orgánica 3/2018).

  Cuándo

  Desde el primer socio; se revisa cuando cambia el uso de los datos.

  Quién lo lleva

  Presidencia y Secretaría

  Si no se hace

  La Agencia Española de Protección de Datos sanciona a la asociación como responsable del tratamiento. Internamente responde la junta, que es quien decide cómo se usan los datos.

• Alta en Hacienda: NIF y declaración censal

  La asociación necesita su NIF definitivo (empieza por G) y estar dada de alta en el censo (modelos 036 o 037) para abrir cuentas, cobrar subvenciones y emitir facturas.

  Cuándo

  Al constituirse, y para comunicar cualquier cambio (domicilio, actividades, junta).

  Quién lo lleva

  Presidencia o Tesorería

  Si no se hace

  La sanción se impone a la entidad, que responde con su patrimonio. Quienes administran (la junta) pueden responder de forma subsidiaria de las deudas y sanciones si no hicieron lo necesario para cumplir (art. 43 de la Ley General Tributaria).

• Registro autonómico de AMPAs

  Algunas comunidades exigen, además del registro de asociaciones, estar en el registro de AMPAs de la consejería de educación para participar en el consejo escolar y recibir ayudas.

  Cuándo

  Al constituirse y al renovar la directiva.

  Quién lo lleva

  Secretaría

  Si no se hace

  Sin ella pueden negar la participación en el consejo escolar o las ayudas.

• Datos de menores e imágenes

  Las listas de alumnos, las fichas de actividades y las fotos exigen consentimiento de las familias y medidas de seguridad reforzadas.

  Cuándo

  Antes de cada actividad que recoja datos o imágenes.

  Quién lo lleva

  Presidencia y Secretaría

  Si no se hace

  La Agencia Española de Protección de Datos sanciona a la asociación como responsable del tratamiento. Internamente responde la junta, que es quien decide cómo se usan los datos.

• Monitores y empresas de actividades extraescolares o comedor

  Quien contrata monitores es empleador: alta en la Seguridad Social, nóminas y retenciones. Si las actividades las presta una empresa, hay que guardar el contrato, el seguro y el certificado de delitos sexuales del personal.

  Cuándo

  Antes de empezar cada curso.

  Quién lo lleva

  Presidencia y Tesorería

  Si no se hace

  Responde la asociación como empleadora de las cotizaciones y salarios. La junta directiva responde ante la asociación, los socios y terceros de los daños y deudas causados por actos dolosos, culposos o negligentes (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002).

• Seguro de responsabilidad civil

  Cubre los daños que se puedan causar en las actividades, las fiestas y las excursiones organizadas por el AMPA.

  Cuándo

  Siempre en vigor; se renueva cada año.

  Quién lo lleva

  Tesorería

  Si no se hace

  Sin seguro, la asociación debe pagar las indemnizaciones con su patrimonio y la junta puede responder si hubo negligencia.

¿Tiene que presentar el Impuesto de Sociedades?

Depende de cuánto ingrese y de cómo lo ingrese. Las asociaciones son contribuyentes del Impuesto de Sociedades, pero la mayoría están parcialmente exentas y muchas no están obligadas a presentarlo.

• Las asociaciones sin ánimo de lucro son entidades «parcialmente exentas» (art. 9.3 de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades): están exentas las rentas que obtienen por cumplir su fin, como las cuotas de socios y las subvenciones para su actividad, siempre que no sean una actividad económica.
• Tributan por las actividades económicas no exentas (por ejemplo, ventas, patrocinios, alquileres o servicios que se cobran a cambio de un precio) y por las rentas ajenas a su fin, como los intereses del banco.
• No tienen obligación de presentar la declaración (modelo 200) si cumplen a la vez tres condiciones (art. 124.3): que sus ingresos totales no superen 75.000 € al año, que los ingresos no exentos no superen 2.000 € y que todas sus rentas no exentas estén sometidas a retención.
• Si superan cualquiera de esos límites, deben presentarla cada año, aunque salga a pagar cero. El plazo habitual es el 25 de julio para ejercicios que coinciden con el año natural.
• Las entidades que se acogen al régimen especial de la Ley 49/2002 (entidades sin fines lucrativos) tienen exenciones más amplias y un tipo reducido en las rentas no exentas; para ello deben cumplir requisitos y comunicar su opción a Hacienda.
• Las cuotas de socios y las subvenciones para la actividad del AMPA suelen estar exentas. Las actividades que se cobran como servicio a las familias pueden considerarse actividad económica, así que conviene comprobar si superan los límites de declaración.

Ingresos que suelen considerarse actividad económica en este tipo de entidad

• Cobro por actividades extraescolares, comedor o acogida.
• Venta de uniformes, libros o material.
• Cantina o barra en las fiestas del colegio.
• Servicios que se cobran a las familias por encima de la cuota de socio.

Quién lo lleva

Tesorería prepara los datos y, normalmente, la presenta una gestoría; la responsabilidad es de la entidad y, subsidiariamente, de la junta.

Si no se hace

La sanción se impone a la entidad, que responde con su patrimonio. Quienes administran (la junta) pueden responder de forma subsidiaria de las deudas y sanciones si no hicieron lo necesario para cumplir (art. 43 de la Ley General Tributaria).

Otras obligaciones fiscales

• Modelo 347: operaciones con terceros

  Declaración informativa de los clientes y proveedores con los que se ha operado por más de 3.005,06 € en el año (por ejemplo, una empresa de limpieza o el alquiler del local).

  Cuándo

  Febrero del año siguiente.

  Quién lo lleva

  Tesorería

  Si no se hace

  Multas por presentarla fuera de plazo o con datos incorrectos, que recaen sobre la entidad. La sanción se impone a la entidad, que responde con su patrimonio. Quienes administran (la junta) pueden responder de forma subsidiaria de las deudas y sanciones si no hicieron lo necesario para cumplir (art. 43 de la Ley General Tributaria).

• Retenciones de IRPF (modelos 111 y 190)

  Si la asociación paga nóminas, monitores, entrenadores o profesionales, debe retener IRPF y declararlo.

  Cuándo

  Trimestral (modelo 111) y resumen anual (modelo 190, en enero).

  Quién lo lleva

  Tesorería, normalmente con la gestoría

  Si no se hace

  La entidad responde de lo que debió retener, aunque no lo haya retenido. La sanción se impone a la entidad, que responde con su patrimonio. Quienes administran (la junta) pueden responder de forma subsidiaria de las deudas y sanciones si no hicieron lo necesario para cumplir (art. 43 de la Ley General Tributaria).

• IVA

  Muchas actividades de las entidades sin ánimo de lucro están exentas (cuotas de socios, servicios deportivos o educativos a personas físicas, entre otras), pero otras no. Conviene confirmar cada actividad con la gestoría.

  Cuándo

  Solo si realiza operaciones sujetas y no exentas.

  Quién lo lleva

  Tesorería

  Si no se hace

  La sanción se impone a la entidad, que responde con su patrimonio. Quienes administran (la junta) pueden responder de forma subsidiaria de las deudas y sanciones si no hicieron lo necesario para cumplir (art. 43 de la Ley General Tributaria).

• Subvenciones: justificación y conservación

  Quien recibe una subvención debe justificarla y conservar los documentos durante al menos cuatro años (Ley 38/2003 General de Subvenciones).

  Cuándo

  En el plazo de justificación de cada convocatoria.

  Quién lo lleva

  Tesorería y Presidencia

  Si no se hace

  Reintegro de la subvención y pérdida del derecho a recibir otras. Responde la entidad; la junta puede responder de forma personal si hubo negligencia.

¿Quién responde si no se hace?

La regla general es sencilla: la asociación responde con su propio patrimonio y los socios no responden personalmente de sus deudas (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002). Pero las personas que dirigen la asociación sí pueden responder cuando una obligación se incumple por culpa o negligencia.

• Los socios. No responden personalmente de las deudas de la asociación. Su riesgo es perder la cuota o la aportación; sí responden de lo que hagan ellos mismos.
• La junta directiva. Responde ante la asociación, ante los socios y ante terceros por los daños y las deudas que causen con actos dolosos, culposos o negligentes. En materia fiscal puede ser responsable subsidiaria de deudas y sanciones.
• Presidencia. Representa legalmente a la asociación y firma ante Hacienda, el registro y los bancos. Es la primera cara visible ante una reclamación.
• Secretaría. Lleva el libro de socios y el libro de actas, expide las certificaciones y comunica los cambios al registro.
• Tesorería. Lleva la contabilidad, prepara las cuentas y los impuestos, y custodia los fondos.
• Si la asociación no está inscrita. En general, las personas que actúan en nombre de una asociación sin personalidad jurídica responden personal y solidariamente con su patrimonio. Por eso conviene constituirla e inscribirla.