Obligaciones de: ONG y fundación

Una ONG puede ser una asociación (regida por la Ley Orgánica 1/2002) o una fundación (regida por la Ley 50/2002). Las fundaciones no tienen socios, sino un patronato, y están vigiladas por un protectorado.

Esta guía incluye las dos. Si eres una fundación, sustituye el libro de socios por el libro de actas del patronato y los registros de las personas fundadoras y beneficiarias.

Normas principales: Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación (ONG que son asociaciones); Ley 50/2002 de Fundaciones; Ley 49/2002 del régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos; Ley 19/2013 de Transparencia; Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales.

Documentos que debe tener al día

  • Estatutos y acta fundacional, inscritos en el Registro de Asociaciones

    Son el «DNI» de la asociación: fines, órganos, derechos y deberes de los socios. Deben estar inscritos y actualizados con las modificaciones aprobadas.

    Cuándo
    Al constituirse y cada vez que se modifiquen (el registro fija el plazo, normalmente un mes).
    Quién lo lleva
    Presidencia y Secretaría
    Si no se hace
    Sin la modificación inscrita, frente a terceros sigue valiendo lo registrado. La junta directiva responde ante la asociación, los socios y terceros de los daños y deudas causados por actos dolosos, culposos o negligentes (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002).

  • Libro de registro de socios

    Una relación actualizada de los asociados, con altas y bajas. Los socios tienen derecho a consultarla a través de los órganos de representación (arts. 14 y 14.2 de la Ley Orgánica 1/2002).

    Cuándo
    Siempre al día: cada alta y cada baja.
    Quién lo lleva
    Secretaría
    Si no se hace
    La junta directiva responde ante la asociación, los socios y terceros de los daños y deudas causados por actos dolosos, culposos o negligentes (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002). Sin él no se puede acreditar quién vota en la asamblea.

  • Libro de actas

    Recoge las reuniones de la asamblea general y de la junta directiva: asistentes, acuerdos y votaciones.

    Cuándo
    Tras cada reunión, firmada por Secretaría con el visto bueno de Presidencia.
    Quién lo lleva
    Secretaría
    Si no se hace
    Los acuerdos sin acta son difíciles de probar (cambios de junta, cuentas, cuotas) y pueden ser impugnados. La junta directiva responde ante la asociación, los socios y terceros de los daños y deudas causados por actos dolosos, culposos o negligentes (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002).

  • Contabilidad e inventario de bienes

    Una contabilidad que refleje la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera, y de las actividades realizadas, más un inventario de los bienes. Las entidades sin ánimo de lucro tienen sus propias normas de adaptación del Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1491/2011), con un modelo simplificado para las pequeñas.

    Cuándo
    Durante todo el ejercicio. Los justificantes se guardan al menos cuatro años (seis si hay actividad económica, según el Código de Comercio).
    Quién lo lleva
    Tesorería
    Si no se hace
    La junta directiva responde ante la asociación, los socios y terceros de los daños y deudas causados por actos dolosos, culposos o negligentes (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002). Además, sin libros ordenados no se pueden justificar subvenciones ni responder a una inspección.

  • Cuentas anuales y presupuesto aprobados por la asamblea

    Balance, cuenta de resultados y memoria económica del año, y el presupuesto del siguiente, aprobados por la asamblea general ordinaria.

    Cuándo
    Una vez al año, en el plazo que marquen los estatutos (suele ser el primer semestre).
    Quién lo lleva
    Tesorería los prepara, la junta los presenta y la asamblea los aprueba
    Si no se hace
    Los socios pueden impugnar la gestión y exigir responsabilidades a la junta. La junta directiva responde ante la asociación, los socios y terceros de los daños y deudas causados por actos dolosos, culposos o negligentes (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002).

  • Renovación de cargos y cambios de domicilio en el Registro

    Cuando cambia la junta o el domicilio hay que comunicarlo al Registro de Asociaciones. Hasta entonces, el registro sigue mostrando como representantes a los cargos anteriores.

    Cuándo
    Tras cada elección o cambio, en el plazo que fije el registro (normalmente un mes).
    Quién lo lleva
    Secretaría, con el visto bueno de Presidencia
    Si no se hace
    Los nuevos cargos no pueden certificar ni firmar ante bancos o administraciones, y el registro puede reclamar la regularización.

  • Protección de datos de los socios

    Información clara a los socios sobre qué datos se guardan y para qué, registro de las actividades de tratamiento, medidas de seguridad (acceso restringido, cifrado) y atención de los derechos de acceso, rectificación y supresión (RGPD y Ley Orgánica 3/2018).

    Cuándo
    Desde el primer socio; se revisa cuando cambia el uso de los datos.
    Quién lo lleva
    Presidencia y Secretaría
    Si no se hace
    La Agencia Española de Protección de Datos sanciona a la asociación como responsable del tratamiento. Internamente responde la junta, que es quien decide cómo se usan los datos.

  • Alta en Hacienda: NIF y declaración censal

    La asociación necesita su NIF definitivo (empieza por G) y estar dada de alta en el censo (modelos 036 o 037) para abrir cuentas, cobrar subvenciones y emitir facturas.

    Cuándo
    Al constituirse, y para comunicar cualquier cambio (domicilio, actividades, junta).
    Quién lo lleva
    Presidencia o Tesorería
    Si no se hace
    La sanción se impone a la entidad, que responde con su patrimonio. Quienes administran (la junta) pueden responder de forma subsidiaria de las deudas y sanciones si no hicieron lo necesario para cumplir (art. 43 de la Ley General Tributaria).

  • Inscripción en el Registro de Fundaciones y control del protectorado

    Las fundaciones se inscriben en el registro de fundaciones y quedan bajo el protectorado (el órgano de la administración que las vigila).

    Cuándo
    Al constituirse; y cada vez que cambia el patronato o los estatutos.
    Quién lo lleva
    Patronato
    Si no se hace
    Los patronos responden solidariamente frente a la fundación de los daños que causen por actos contrarios a la ley o a los estatutos, o realizados con negligencia (art. 17 de la Ley 50/2002).

  • Plan de actuación y cuentas anuales de la fundación

    El plan de actuación del año siguiente se aprueba en el último trimestre; las cuentas anuales se formulan en los seis meses siguientes al cierre y se presentan al protectorado en los diez días hábiles siguientes a su aprobación.

    Cuándo
    Plan: último trimestre del ejercicio. Cuentas: primer semestre.
    Quién lo lleva
    Patronato
    Si no se hace
    Requerimientos del protectorado y responsabilidad solidaria de los patronos (art. 17 de la Ley 50/2002).

  • Auditoría de las cuentas

    Una fundación debe auditar sus cuentas si, durante dos ejercicios seguidos, supera dos de estos tres límites: 2.400.000 € de activo, 2.400.000 € de ingresos o 50 trabajadores. Los límites pueden cambiar.

    Cuándo
    Cada ejercicio en que se cumplan los límites.
    Quién lo lleva
    Patronato
    Si no se hace
    El protectorado puede reclamarla y los patronos responden de los perjuicios. La junta directiva responde ante la asociación, los socios y terceros de los daños y deudas causados por actos dolosos, culposos o negligentes (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002).

  • Destino de las rentas a los fines de la entidad

    Las fundaciones deben destinar al menos el 70 % de las rentas e ingresos netos a sus fines, y el resto a aumentar su patrimonio. La Ley 49/2002 pide lo mismo para el régimen fiscal especial.

    Cuándo
    En los cuatro años siguientes a su obtención.
    Quién lo lleva
    Patronato y Tesorería
    Si no se hace
    Pérdida del régimen fiscal especial y responsabilidad del patronato.

  • Declaración de utilidad pública (si la tiene)

    Las asociaciones de utilidad pública deben presentar cada año sus cuentas y una memoria de actividades al ministerio y poner a disposición del público información sobre sus actividades.

    Cuándo
    Dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio.
    Quién lo lleva
    Presidencia y Tesorería
    Si no se hace
    Pérdida de la declaración y de sus ventajas fiscales.

  • Transparencia: publicidad de las ayudas públicas

    Quien recibe de las administraciones más de 100.000 € al año, o al menos el 40 % de sus ingresos (si eso supera los 5.000 €), está sujeto a la Ley de Transparencia y debe publicar información sobre su actividad y su presupuesto.

    Cuándo
    De forma continuada, y se actualiza cada año.
    Quién lo lleva
    Presidencia o Patronato
    Si no se hace
    Sanciones y pérdida de ayudas públicas.

  • Prevención del blanqueo de capitales

    Las asociaciones y fundaciones deben identificar a quienes aportan o reciben fondos, conservar la documentación y aplicar procedimientos de control interno (arts. 39 y siguientes de la Ley 10/2010).

    Cuándo
    En cada aportación o desembolso que corresponda.
    Quién lo lleva
    Presidencia o Patronato
    Si no se hace
    Sanciones a la entidad y a sus responsables.

¿Tiene que presentar el Impuesto de Sociedades?

Una ONG o fundación que se acoge a la Ley 49/2002 tiene exenciones más amplias y un tipo del 10 % en las rentas que no están exentas. Normalmente está obligada a presentar el Impuesto de Sociedades; la excepción del art. 124.3 está pensada para las entidades parcialmente exentas pequeñas. Confírmalo con tu gestoría, porque depende del régimen al que te acojas.

  • Las asociaciones sin ánimo de lucro son entidades «parcialmente exentas» (art. 9.3 de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades): están exentas las rentas que obtienen por cumplir su fin, como las cuotas de socios y las subvenciones para su actividad, siempre que no sean una actividad económica.
  • Tributan por las actividades económicas no exentas (por ejemplo, ventas, patrocinios, alquileres o servicios que se cobran a cambio de un precio) y por las rentas ajenas a su fin, como los intereses del banco.
  • No tienen obligación de presentar la declaración (modelo 200) si cumplen a la vez tres condiciones (art. 124.3): que sus ingresos totales no superen 75.000 € al año, que los ingresos no exentos no superen 2.000 € y que todas sus rentas no exentas estén sometidas a retención.
  • Si superan cualquiera de esos límites, deben presentarla cada año, aunque salga a pagar cero. El plazo habitual es el 25 de julio para ejercicios que coinciden con el año natural.
  • Las entidades que se acogen al régimen especial de la Ley 49/2002 (entidades sin fines lucrativos) tienen exenciones más amplias y un tipo reducido en las rentas no exentas; para ello deben cumplir requisitos y comunicar su opción a Hacienda.
  • Para acogerse a la Ley 49/2002 hay que comunicarlo a Hacienda (modelo 036 o 037) y cumplir sus requisitos, entre ellos destinar al menos el 70 % de las rentas a los fines.

Ingresos que suelen considerarse actividad económica en este tipo de entidad

  • Ventas y prestaciones de servicios a cambio de un precio.
  • Patrocinios con contraprestación publicitaria.
  • Alquileres de inmuebles que no sean para el fin de la entidad.
Quién lo lleva
Tesorería prepara los datos y, normalmente, la presenta una gestoría; la responsabilidad es de la entidad y, subsidiariamente, de la junta.
Si no se hace
La sanción se impone a la entidad, que responde con su patrimonio. Quienes administran (la junta) pueden responder de forma subsidiaria de las deudas y sanciones si no hicieron lo necesario para cumplir (art. 43 de la Ley General Tributaria).

Otras obligaciones fiscales

  • Modelo 347: operaciones con terceros

    Declaración informativa de los clientes y proveedores con los que se ha operado por más de 3.005,06 € en el año (por ejemplo, una empresa de limpieza o el alquiler del local).

    Cuándo
    Febrero del año siguiente.
    Quién lo lleva
    Tesorería
    Si no se hace
    Multas por presentarla fuera de plazo o con datos incorrectos, que recaen sobre la entidad. La sanción se impone a la entidad, que responde con su patrimonio. Quienes administran (la junta) pueden responder de forma subsidiaria de las deudas y sanciones si no hicieron lo necesario para cumplir (art. 43 de la Ley General Tributaria).

  • Retenciones de IRPF (modelos 111 y 190)

    Si la asociación paga nóminas, monitores, entrenadores o profesionales, debe retener IRPF y declararlo.

    Cuándo
    Trimestral (modelo 111) y resumen anual (modelo 190, en enero).
    Quién lo lleva
    Tesorería, normalmente con la gestoría
    Si no se hace
    La entidad responde de lo que debió retener, aunque no lo haya retenido. La sanción se impone a la entidad, que responde con su patrimonio. Quienes administran (la junta) pueden responder de forma subsidiaria de las deudas y sanciones si no hicieron lo necesario para cumplir (art. 43 de la Ley General Tributaria).

  • IVA

    Muchas actividades de las entidades sin ánimo de lucro están exentas (cuotas de socios, servicios deportivos o educativos a personas físicas, entre otras), pero otras no. Conviene confirmar cada actividad con la gestoría.

    Cuándo
    Solo si realiza operaciones sujetas y no exentas.
    Quién lo lleva
    Tesorería
    Si no se hace
    La sanción se impone a la entidad, que responde con su patrimonio. Quienes administran (la junta) pueden responder de forma subsidiaria de las deudas y sanciones si no hicieron lo necesario para cumplir (art. 43 de la Ley General Tributaria).

  • Subvenciones: justificación y conservación

    Quien recibe una subvención debe justificarla y conservar los documentos durante al menos cuatro años (Ley 38/2003 General de Subvenciones).

    Cuándo
    En el plazo de justificación de cada convocatoria.
    Quién lo lleva
    Tesorería y Presidencia
    Si no se hace
    Reintegro de la subvención y pérdida del derecho a recibir otras. Responde la entidad; la junta puede responder de forma personal si hubo negligencia.

  • Modelo 182: donativos

    Las entidades que reciben donativos deducibles deben declarar quién ha donado y cuánto, y emitir el certificado al donante.

    Cuándo
    Enero del año siguiente.
    Quién lo lleva
    Tesorería
    Si no se hace
    Los donantes pierden la deducción y la entidad recibe una sanción. La sanción se impone a la entidad, que responde con su patrimonio. Quienes administran (la junta) pueden responder de forma subsidiaria de las deudas y sanciones si no hicieron lo necesario para cumplir (art. 43 de la Ley General Tributaria).

¿Quién responde si no se hace?

La regla general es sencilla: la asociación responde con su propio patrimonio y los socios no responden personalmente de sus deudas (art. 15 de la Ley Orgánica 1/2002). Pero las personas que dirigen la asociación sí pueden responder cuando una obligación se incumple por culpa o negligencia.

  • Los socios. No responden personalmente de las deudas de la asociación. Su riesgo es perder la cuota o la aportación; sí responden de lo que hagan ellos mismos.
  • La junta directiva. Responde ante la asociación, ante los socios y ante terceros por los daños y las deudas que causen con actos dolosos, culposos o negligentes. En materia fiscal puede ser responsable subsidiaria de deudas y sanciones.
  • Presidencia. Representa legalmente a la asociación y firma ante Hacienda, el registro y los bancos. Es la primera cara visible ante una reclamación.
  • Secretaría. Lleva el libro de socios y el libro de actas, expide las certificaciones y comunica los cambios al registro.
  • Tesorería. Lleva la contabilidad, prepara las cuentas y los impuestos, y custodia los fondos.
  • Si la asociación no está inscrita. En general, las personas que actúan en nombre de una asociación sin personalidad jurídica responden personal y solidariamente con su patrimonio. Por eso conviene constituirla e inscribirla.

Cómo te ayuda EnOrden

  • Libro de socios con los datos protegidos (NIF e IBAN cifrados) y listo para imprimir.
  • Tesorería con importación del extracto bancario en CSV y validación por la junta.
  • Documentación privada con permisos por cargo: socio, secretaría, tesorería y junta.
  • Memoria anual generada con los datos del ejercicio.

Esta guía es orientativa y está pensada para entender las obligaciones en España de un vistazo. No sustituye al asesoramiento de un gestor o abogado: las leyes y los umbrales cambian, y las comunidades autónomas y los ayuntamientos añaden sus propias reglas. Comprueba siempre los importes y los plazos vigentes con tu gestoría o en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.